Dicas essenciais de organização de PDF para gestão eficiente de documentos

A organização é uma ferramenta essencial para tornar a rotina mais produtiva e eficiente. Com os documentos em PDF essa gestão não seria diferente. Manter seus arquivos organizados vai facilitar o seu acesso, seja para editar, compartilhar, imprimir, entre outras opções. Acompanhe este guia e veja dicas essenciais para organizar os seus arquivos e manter uma gestão eficiente dos seus documentos.

Como manter a organização dos arquivos em PDF

É comum olhar o computador de algumas pessoas e perceber uma série de documentos soltos em vários lugares aleatórios. Isso acontece principalmente porque a rotina impede de ser dada uma atenção para tais arquivos. Assim, o tempo passa e cada vez as pastas estão mais lotadas e o usuário dos documentos fica perdido quando precisa encontrá-lo.

Desse modo, organizar PDF é a alternativa principal para evitar a perda de tempo na busca dos documentos. Utilizando ferramentas como o PDF Guru, essa organização se torna mais eficaz, evitando que você descarte acidentalmente um documento extremamente importante, a ponto de não conseguir recuperá-lo.

Sendo assim, é fundamental que você separe um tempo para fazer a devida mudança dos locais que os documentos são encontrados, importando-os para suas devidas pastas. 

Ao alterar ordem PDF, você pode perceber uma certa dificuldade, já que são tantos documentos aleatórios. Mas quando perceber toda a organização, perceberá como é útil desmembrar PDF, salvá-los em suas devidas pastas e manter essa dinâmica. 

Veja a seguir algumas dicas para organizar seus arquivos em PDF para tornar o uso desses documentos mais eficiente.

Crie um planejamento

É necessário pensar em qual é o seu objetivo para começar a sua organização. Pense sobre as suas necessidades pessoais, em áreas que estão desorganizadas e que precisam de atenção.

É importante definir quais são as suas prioridades, de acordo com a sua demanda. Em um escritório de advocacia, por exemplo, os documentos serão totalmente distintos dos de uma rede de supermercados.

Portanto, é fundamental definir qual é a sua meta para ajustar seus arquivos e como você pretende fazer isso.

Estabeleça também o tempo que será necessário. Se você possui uma grande empresa, claro que isso demandará bastante tempo. Mas se você precisar, por exemplo, organizar somente documentos do seu último ano de faculdade, terá menos trabalho.

Imagine como você gostaria de ver os seus arquivos organizados. Reflita sobre a sua necessidade de cada material, para colocá-los à disposição mediante o seu uso. Você também pode separar aqueles que você possui mais dificuldade em manter a organização. Ou seja, você deve entender a sua realidade e se planejar em cima disso.

Faça da organização um hábito

Todos os dias você pode separar um tempo para reorganizar PDF que você inseriu no seu dispositivo ou mudou de lugar. Manter esse hábito ajudará a deixar os arquivos sempre organizados.

Mas você só vai conseguir enxergar a importância de manter essa estratégia. Sendo assim, a dica que temos é você observar qual a interferência desse costume na sua rotina, se é um ponto positivo ou negativo manter os seus arquivos em PDF organizados. 

Nomeando os arquivos corretamente

De nada adianta juntar e organizar PDF se você não consegue depois encontrá-los. Sendo assim, nomeie corretamente os seus arquivos. Utilize uma nomenclatura clara, que já te permita entender do que se trata o arquivo.

Se possível, seja lógico ao nomear, incluindo, por exemplo, datas, palavras-chave, assunto, ou qualquer outro termo que já indique o documento do material. 

É possível também criar etiquetas para encontrar os seus arquivos. Mas lembre-se de anotar os seus significados para sempre seguir esse mesmo esquema. 

Integralize documentos

É normal que você utilize documentos importantes em conjunto. Desse modo, você pode, estrategicamente, fazer a mesclagem desses materiais. No PDF Guru, por exemplo, você pode juntar arquivos em PDF para formar um só.

Assim, você irá conseguir arrumar PDF de acordo com a sua usabilidade. Além disso, você também irá economizar mais espaço, pois será apenas um arquivo. 

Padronize os documentos transformando-os em PDF

Provavelmente você possui uma série de arquivos em diferentes formatos no seu computador. Um problema que decorre desses diferentes formatos é a incompatibilidade com outros dispositivos.

Portanto, recomendamos que você transforme todos os seus arquivos em PDF e salve em uma pasta. Desse modo, sempre que for necessário compartilhar, não haverá dificuldade. Além disso, você também não vai precisar se preocupar com terceiros editando o seu arquivo sem a sua permissão. Desse modo, você conseguirá salvar todos os seus arquivos para PDF e organizá-los em pastas e subpastas. Sempre que for necessário mudar ordem PDF ou fazer qualquer edição, você pode recorrer à plataforma online e fazer o processo. Por fim, basta salvar novamente na pasta desejada.

Ademais, salvar os arquivos em PDF também vai permitir que você defina uma senha de acesso para evitar que outras pessoas consigam abrir o arquivo sem a chave definida por você.

Leia Também

organização do dia a dia

Domine seus documentos: maneiras simples de combinar arquivos para tarefas

INÉDITO

Roma faz exposição das 'bulas' papais dos arquivos do Vaticano